Приемка лекарственных препаратов в аптеке: контроль, СОП и документы

Зачем аптеке формализовать приемку

Приемка — это точка, в которой организация должна убедиться, что поступившая продукция соответствует документам и может быть принята в дальнейшую работу.

Если порядок не описан, разные сотрудники начинают выполнять одни и те же действия по-разному. Поэтому приемка обычно закрепляется организационно и раскрывается в рабочей процедуре.

Что проверяют при приемке лекарственных препаратов

Кто отвечает за приемочный контроль

Организация самостоятельно распределяет обязанности между сотрудниками с учетом своей структуры и фактического процесса.

Важно, чтобы это распределение было не только известно персоналу, но и закреплено во внутренних документах.

Что должен содержать СОП по приемке

• кто выполняет приемку;
• когда начинается приемочный контроль;
• какие документы и сведения проверяются;
• как сопоставляется фактический товар с документами;
• как оценивается упаковка и маркировка;
• как действовать при выявлении несоответствия;
• куда помещается спорная продукция;
• кто принимает дальнейшее решение;
• какие записи оформляются по результатам приемки.

Что делать при выявлении несоответствия

Сотрудник не должен самостоятельно импровизировать. Внутренний порядок должен заранее определять, как действовать при расхождении количества, повреждении упаковки, сомнениях в маркировке или других выявленных проблемах.

Продукция, по которой требуется дополнительное решение, не должна смешиваться с товаром, который уже принят к дальнейшему обращению.

Приемка и МДЛП

При работе с маркированными лекарственными препаратами приемка связана не только с физическим товаром, но и с операциями в системе маркировки.

Поэтому в рабочих документах важно разграничить:

• физический приемочный контроль;
• проверку маркировки;
• операции в информационной системе;
• действия при технических ошибках;
• ответственность сотрудников за разные этапы процесса.

Нужен ли отдельный приказ по приемке

Не всегда требуется создавать отдельный приказ на каждое действие. Организационные решения могут быть закреплены в одном или нескольких локальных документах — главное, чтобы ответственность и порядок были определены однозначно.

Искусственно увеличивать количество приказов ради самой папки документов не нужно.

Какие документы обычно связаны с приемкой

• организационный приказ или иной документ о распределении ответственности;
• СОП приемочного контроля;
• формы фиксации выявленных несоответствий;
• документы по работе с карантинной или изолированной продукцией;
• инструкции по работе с МДЛП;
• связанные документы системы качества.

Нормативная база

Как проверить свой СОП приемки

• соответствует ли он реальному маршруту товара;
• указаны ли фактические ответственные сотрудники;
• учтена ли работа с маркировкой;
• предусмотрены ли действия при несоответствии;
• описано ли место изоляции спорной продукции;
• есть ли связанные формы и записи;
• актуальны ли нормативные ссылки.